Ішкі бақылау жүйесі жəне оның элементтері

Ұйым негізгі жүйе ретінде екі саладан – басқару саласынан (басқару субъектісі) жəне басқарылатын саладан (басқару объектісі) тұрады. Басқарылатын салаларға: техника мен технология; өндірісті ұйымдастыру; еңбекті ұйымдастыру; ұйымның жұмыскерлерінің арасындағы өндірістік қатынастар экономикасы; ұйымның халықаралық байланыстары; коллективтің əлеуметтік еңбек қатынастарының жағдайы; табиғатты пайдалану жатады. Қаржылық механизмнің элементтерінің құрамына: қаржылық қатынастар (еңбек қатынастары мен еңбек ақыны төлеу, қаржыландыру (инвестициялау), кредиттеу, салық салу, табыс, сақтандыру, т.б.), қаржылық иіндер (пайда, табыс, қаржылық санкциялар, баға, дивиденттер, пайыздар, салық, еңбек ақы т.б.) жəне қаржылық тəсілдер (қаржылық жəне басқару есебі, қаржылық жəне басқару талдауы, қаржылық жоспарлау, қаржылық реттеу, қаржылық бақылау) енеді. Басқару – негізгі жүйеге арнайы бағытта ұдайы əсер ету процесі. Мұндағы негізгі мақсат тиімдібасқарушешімдерінқабылдау. Бұлжердегі басты негіз – ақпараттық жүйе болып табылады. Егер басқаруды өнеркəсіптік ұйымның басқару жүйесі ретінде қарастырсақ, онда оның ырғақтылығын, күрделілігін, ықтималдығы сияқты сипаттамаларын байқаймыз. Басқару жүйесінде екі бөлімше бөлініп шығады, олар өндіріс жəне басқару аппараты. Басқару процесі объекті, ал аппарат басқару субъектісі болып табылады. Басқару объектісінде барлық процестер материалдық-заттық нəтижеге ұмтылады, ал процестегі ақпарат бағынышты сипатта болады. Басқару субъектісі көбінесе ақпараттық процеспен байланыста болады, материалдық жағы бағынышты сипатта болады. Басқару жүйесінде орын алатын процестер ұйымның негізгі мақсатына да осы процестер арқылы əсер етеді. Ұйым қызметін басқару ұйым мақсаты аясында жүзеге асырылатын өндіріс процестерін реттеуге бағытталған қызмет болып табылады [1]. Ұйымның ішкі бақылау жүйесі келесідей элементтерден тұрады: 1. Ұйымның бухгалтерлік есеп жүйесі. Бухгалтерлік есеп Қазақстан Республикасының «Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есеп беру туралы» заңымен, халықаралық қаржылық есеп стандарттарымен, сонымен қатар ұйымның есеп саясатымен реттелген кəсіпкерлер жəне ұйымдардың операциялары мен оқиғалары туралы ақпаратты жинау, тіркеу жəне жинақтау жүйесін көрсетеді. 2-бөлім ҚАРЖЫ НАРЫҒЫ Section 2 FINANCIAL MARKET 2 раздел ФИНАНСОВЫЙ РЫНОК © 2012 Al-Farabi Kazakh National University 44 Ішкі бақылау жүйесі жəне оның элементтері ҚазҰУ хабаршысы. Экономика сериясы. №4 (92). 2012 Бухгалтерлік қызметтің міндеті жедел басшылық пен басқару, сонымен қатар бухгалтерлік есепті жүргізу жəне қаржылық есеп беруді құрудың принциптері мен ережелерін орнатқан қаржылық есеп стандарттарына сəйкес инвесторлар, жеткізушілер, сатып алушылар, қарыз берушілер, мемлекеттік органдар, банктер мен басқа мүдделі адамдар пайдалануы үшін кəсіпкерлер мен ұйымдардың қаржылық жағдайларындағы қызметі мен өзгерістер, қызметінің нəтижелері, қаржылық жағдай туралы толық жəне нақты ақпаратты қалыптастыруды қамтамасыз ету болып табылады. Бухгалтерлік есеп міндеттерінің бірі қаржылық есеп беруді ішкі жəне сыртқы пайдаланушыларға қажетті субъект қызметі мен оның мүліктік жағдайы туралы толық жəне нақтылы ақпаратты қалыптастыру болып табылады. Экономикалық субъектінің бухгалтерлік есепжүйесі қолданыстағынормативтік актілерге, бухгалтерлік есеп принциптері сақталған есеп саясатына сəйкес есеп жүргізуді көздейді жəне келесі мəселелерге көңіл бөледі: бухгалтерлік есепті жүргізу мен қаржылық есеп беруді дайындауға жауапты адамды таңдау; есептіжүргізуменесепберудідайындауға қатысушы қызметкерлер арасында міндеттер мен өкілеттіліктерді бөлу; шаруашылық операцияларды рəсімдеуші құжат айналымын ұйымдастыру, құжаттарды сақтау тəртібі; бухгалтерлік есеп тіркелімінде операцияларды көрсету тəртібі; қаржылық есеп беруді дайындау тəртібі; бухгалтерлікесептіжүргізуменқаржылық есеп беруді дайындаудағы компьютерлік техника рөлі мен орнын анықтау. Бухгалтерлік есептің жүйесі жəне сенімділігінің дəлелденуі аудиттің негізгі мақсатыболып табылады. Бухгалтерлік есептің ұйымдастырылған жүйесінің болмауы экономикалық субъектіде аудитті жүргізудің мүмкіндігі туралы мəселеге күмəн келтіреді. Бұл жерде тек есепті қалпына келтіру туралы айтуға болмайды. Қаржылық есеп беруді тексеруді жоспарлау мен жүргізу кезінде бухгалтерлік есеп жүйесін түсінуге аудиторға клиенттің бухгалтерлік есеп пен бақылау жүйесінің ұйымдастырылуын зерттеу, осы жүйені сипаттап, оның күшті жəне əлсіз жақтарын анықтау қажет. Бақылау жүйесі ұйым қызметінің барлық қаржы шаруашылық қызметі мен оның активтері бойынша ақпараттың сақталуын қамтамасыз ету мен сенімділігін дəлелдеуге арналған. Ақпаратты сақтау бастапқы құжаттарды, шоттарды, банктерді жəне басқаларды нөмірлеумен қамтамасыз етіледі. Бұл қаржылық қызметті тексеру жүйесінің əсершіл шарасы, арнайы журналдарда касса ордерлерін, төлем тапсырмасын, сенім хаттарды, шот фактураларды жəне басқаларды міндетті нөмірлеу жəне тіркеу» болып табылады. Жалпы алғанда, бақылау жүйесіне мыналарды жатқызуға болады: шоттарды талдау жəне салыстыру; қолма-қол ақшаның қорытынды сомасы мен есепке алу жазбаларымен тауарлыматериалдық босалқы қорлардың нəтижелерін салыстыру; құжаттарды бекіту жəне бақылау; кəсіпорынның бухгалтерлік жазбаларының жария болуын шектеу; қаржы нəтижелерін сметада көрсетілген шығындармен салыстыру жəне талдау. Ішкі бақылау компанияларға активтер сақталуынқамтамасыз етугежəнекəсіпорындағы істердің жағдайы туралы басшылар мен меншік иелерінің хабардар болуы үшін қажет. Бұл бақылау бағдарламаларын орнату жəне орындау бойынша шаралар мен іс қағаздарын жүргізу жағдайымен қамтамасыз етіледі. 2. Бақылау ортасы. Бақыланушы шаруашылық жүйесінің тиімділігі субъект басшылығының бақылауға деген қатынасына тікелей байланысты болады. Егер жоғары буындар басшылары бақылау маңызды деп санаса, қалған қызметкерлер өз міндеттерін мұқият орындауға тырысады. Бақылау ортасы – бұл субъект басшылары мен иелерінің бақылауға деген жалпы қатынасын білдіретін шаралар мен реттемелер жиынтығынан тұрады жəне ішкі бақылау жүйесінің негізін қалыптастырады. Бақылау ортасы келесідей компоненттерден тұрады: экономикалық субъектіні басқару стилі; экономикалық субъектінің ұйымдық құрылымы; қызметтік міндеттер мен өкілеттіктерді бөлу; бақылаушы қызмет жəне ішкі аудит; кадрлық саясат. Экономикалық субъектіні басқару стилі бухISSN 1563-0358 KazNU Bulletin. Economics series. №4 (92). 2012 А.З. Арыстанбаева 45 галтерлік есеп пен бақылау реттемесі жүйесі тиімділігіне елеулі əсер ете алады, сондықтан аудиторға бұл қаржылық есеп берудің бұрмалану ықтималдылығына қаншалықты əсер ете алатынын анықтауға қажет. Циклдің сақталуы басқарудың үздіксіздігін қамтамасызетеді. Басқарушыжүйебасқарылатын жүйеге басқарудың функционалдық бөлімдері мен қызметтері арқылыəсер етеді. Басқарылатын жүйемен кері байланыс бухгалтерлік ақпарат арқылы жүзеге асырылады, себебі бұл ақпарат коммуникациялық каналдар арқылы басқару аппаратына жеткізіледі. Алынған ақпарат негізінде басқарылатынжүйеге тікелей əсер ететін басқару шешімдері қабылданады. Жұмыс стилі басқарудың өктемшілігі немесе нақты емес жұмыс жəне қаржы мақсаттарын қою салдарынан болуы мүмкін кадрлар тұрақтамауы сияқты көрсеткіштерден көрінеді де субъектінің бухгалтерлік есептің тиімді жүйесін қолдау қабілетіне əсер етеді. Басқарудың дұрыс таңдап алынған стилі субъект экономикасының дамуының стратегиялық бағытын іске асыруға, шаруашылық қаржылық қызметін жақсарту үшін резервтерді жылдам анықтауға, басқарушылық есептің тиімді жүйесін құруға, шаруашылық операцияларын жасау кезінде заңдарды қатал сақтауға мүмкіндік береді [2]. Экономикалық субъектінің ұйымдық құрылымы өкімет пен бағынудың қандай нысандары бар екенін анықтайды. Ұйымдық құрылым арқылы негізгі ақпараттық ағындар анықталады. Ұйым құрылымының орталықтандырылған жəне орталықтандырылмаған болуы мүмкін субъектінің ұйымдық құрылымын жетілдіру деңгейі оның көлемімен бағытталуынажартылай тəуелді болады. Құжаттар мен құжаттамаларды құрудың белгілі бір тəртібі бар көп сатылы ұйым ірі шаруашылық субъектісі үшін ыңғайлы, бірақ шағын кəсіпорындарда ол ақпараттың қажетті ағынының өсуіне кедергі жасауы мүмкін. Орталықтандырылмаудың басты ерекшелігі – шешім қабылдау еркіндігі. Орталықтандырылмаудың əртүрлі дəрежелері бар: 1) толық орталықтандырылмаған – ықпал ету дəрежесі өте төмен, шешім қабылдаудағы ең жоғарғы дəрежедегі еркіндік, бостандық; 2) толық орталықтандырылған – керісінше, ықпал ету дəрежесі өте жоғары жəне шешім қабылдау еркі шектеулі. Орталықтандырылу дəрежесі оның тиімділігіне қарай таңдап алынады. Тиімділігі шығындар мен кірістерді салыстыру арқылы жүзеге асырылады. Орталықтандырылмаған жүйенің келесідей ерекшеліктері бар: 1) бөлімше менеджері ақпаратпен толық қамтамасыз етілген, ол нақты жағдайды біледі. Əдетте орын алған жағдайлар мен оқиғалар жөнінде ұйым басшылығына ақпарат жіберумен байланысты шығындар өте жоғары. Жəне ақпараттың жіберу барысында ол жартылай немесе толығымен жоғалып кетуі мүмкін; 2) бөлімше менеджерінің уақтылы шешім қабылдау мүмкіндігі жоғары. Жоғары жақты хабарландырумен айналыспайтын болғандықтан менеджер оқиға пайда бола салған кезде сəйкес əрекет ету мүмкіндігіне ие болады; 3) менеджерде өз ынтасымен шешім қабылдау қызығушылығы болады, себебі өз бетімен шешім қабылдауы табыс алудың басты шарты болуы мүмкін; 4) жауапкершілікті жүктеу менеджердің барлық қабілеттерінің ашылуына мүмкіндік береді; 5) бөлімшелердің де ұсақтап бөлшектенуі жұмыс істеу қабілеті жоғары еңбек ұжымын қалыптастырады; 6) күнделікті басшылыққа ақпарат беруден босатылған бас менеджерлер өз уақытын бүкіл ұйым қызметінің стратегиялық жоспарлануына бөле алады. Есепті орталықтандыруда ұйым басқарушысына лимитті бөлу құқығы қалдырылады, яғни тауарды түсіру жəне қызмет көрсетуге келісімшартжасау, жұмыстыорындауға еңбек келісімдері, шаруашылық жəне басқа да жетіспеушілікке байланысты аванстарды белгіленген уақытында алу жəне өз жұмысшыларына авансты беруді шешу, лимит арқылы шығындарды төлеуді шешу, ұйымның жетіспеушілігі тағам өнімдері, материалдық бағалылықтар, түгендеу құжаттары жəне басқалары. Орталықтандырылмаған жүйенің кемшіліктері де жоқ емес. Мұндай кемшіліктер ретінде келесілерді атауға болады: 1) бөлімше үшін тиімді шешім қабылдау мүмкіндігіболғанымен, жалпыұйымүшінтиімсіз болуы мүмкін. Оған жалпы ұйымның, құрылымдық бөлімшелердің, жеке менеджерлердің бірлесе, өзара келісе отырып мақсатты айқындамағандығы жəне менеджердің қабылдаған шешімі46 Ішкі бақылау жүйесі жəне оның элементтері ҚазҰУ хабаршысы. Экономика сериясы. №4 (92). 2012 ніңөзгебөлімшелерқызметінеқалайəсерететіндігі жөнінде ақпарат беретін кері байланыстың болмауы себеп болады. Бөлімшелер арасында жабдықтаушыларға немесе сатып алушыларға деген таластан туындайтын бəсекелестік, сонымен қатар барлық бөлімшелер бір технологиялық процеспенөзарабайланыстыболса, ондабөлімше менеджерінің өз бетімен шешім қабылдауы жал пы ұйым үшін қауіпті болуы мүмкін; 2) қызметтердің қайталануы. Мысалға, есеп жəне заң қызметтері қайталанып кетуі мүмкін; 3) ұйымға қызмет ету дəрежесінің төмендеуі. Менеджерлер ішкі байланыстарға қарағанда сыртқы байланыстарға көбірек көңіл бөлуі жəне өзге бөлімшелердің жағдайына деген немқұрайдылығы мен оларға көмек бермеуі орын алуы мүмкін [3]. Қызметтік міндеттер мен өкілеттіктерді бөлу шаруашылық операциялар дұрыс жəне заңды өтіпжатыр дегенсенімділікті береді. Персоналды хабардар ету мен оның жұмысын бақылауды іске асырудыңнегізгі тəсіліфункционалдыміндеттерді, лауазымдық нұсқауларды жəне құрылымдық бөлімшелер туралы ережелерді дайындау болып табылады. Қызметкерлер өзінің функционалды міндеттерін терең түсіну жəне жан-жақты білу арқылы өзінің өкілеттіктері мен жауапкершілігін нақты түсінуі керек. Міндетті сəйкес бөлу – бақылау реттемесі тиімділігінің міндетті шарты. Аудит практикасы субъектінің түрлі бөлімшелері міндетке енуі керек функциялардың бірнеше түрін бөліп көрсетеді. Шаруашылық операцияларды жүргізуді мақұлдау немесе оған рұқсат беру. Бұл міндетті басшы қызметкерлер орындайды. Шаруашылық операцияларды құжаттандыру жəне тіркеу шаруашылық операциялар туралы ақпараттар тіркелетін жəне жинақталатын материалдық тасушыларды көрсетеді. Бұл жерге бастапқы құжаттар, есепке алу тіркелімдері жəне т.б. жатады. Құжаттандыру мен есепке алу жазбаларының сапалы жүйесі сəйкес принциптерге құрылуы керек. Құжаттар мен жазбалар операциялар іске асырылып жатқан кезде немесе содан кейін бірден құрылуы керек. Уақыт өткен сайын қателіктер туу ықтималдығы арта береді. Құжаттар түсінікті, бірізделінген, операциялардың мақұлданғаны туралы белгі қойылатын орын көрсетілген, ойластырылған құрылымға ие болуы керек. Операцияларды есепке алу жəне жазу қолмен немесе компьютерлік жүйе көмегімен орындалуы керек. Активтер сақталуын қамтамасыз ету дегенді активтерді жүйелі бақылау деп түсінеміз. Бұл əрекет етуші активтерді шоттарда жазылған сомаларды кезең сайын салыстыру. Активтерді тұрақты түрде түгендеп отыру жəне алшақтың анықталған жағдайда қажетті шараларды қабылдау көзделеді. Міндеттердің үйлесімсіздігі. Міндеттер қызметшілердің ешқайсысы жоғарыда аталған төрт функцияның екі жəне одан көбін атқармайтындай етіп бөлінуі керек. Бірінші жəне төртінші функциялар басқарушылық, екінші функция есепке алушы, үшінші функция сақтау болып табылады. Осы функцияларды түрлі адамдар мен бөлімшелер арасында бөлудің екі басымдылығы бар: 1) ақпаратты əдейі бұрмалау қиынырақ, себебі бұл екі немесе одан көп адамның келісуін қажет етер еді; 2) əрекеттерді үйлестіру есебінен əдейі жасалмаған қателерді табу жəне түзету жеңілірек. Бақылаушы қызмет жəне ішкі аудит. Субъект жұмысын тиімді басқаруды іске асыру үшін басқарушы буын жекелеген қызметкерлер біліктілігін анықтауды, ақпаратты өңдеу мен есептерді құру жүйесін қамтитын түрлі əдістерді пайдаланады. Бақылаушы қызмет – бұл басшылық нұсқауларын орындауды қамтамасыз етуге бағытталған саясат пен реттемелер. Оған бірқатар шаралар енеді: қызмет нəтижелеріне шолужасау – нақты нəтижелерді алдыңғы кезеңдердегі бюджетпен, қызмет болжамдары жəне көрсеткіштермен салыстыру; физикалық бақылау – активтерге, құжаттарға қол жеткізуді, компьютерлік программалар мен файлдарды пайдалануға рұқсат беруді қамтитын активтерді физикалық қорғау. Тауарлы-материалдық босалқы қорларға, бағалы қағаздарға иелік етпейтін адамдарды жақындатуға болмайды. Қатал есеп беру бланктеріне де қол жеткізуде шектеулі болуы керек. Кассадан төлем беруді іске асырумен айналыспайтын адам чекті ала алмауы керек; ішкі аудитті ұйымдастыру бақылау ортасын нығайтуға елеулі үлес қосып қана қоймады, сыртқы аудиторға тікелей көмек көрсете отырып, субъектінің сыртқы аудитке жұмсайтын ISSN 1563-0358 KazNU Bulletin. Economics series. №4 (92). 2012 А.З. Арыстанбаева 47 шығындарын төмендетеді. Егер сыртқы аудит ішкі аудиторлардың біліктілігі, алдыңғы жəне объективтілігін дəлелдейтін ақпарат алса, онда сыртқы аудиторлар кейбір жағдайларда оның жұмысына сүйене алады. Кадрлық саясат. Субъектінің ішкі бақылау жүйесінің маңызды сипаттамаларының бірі бақылауды іске асырушы персоналдық біліктілігі болып табылады. Егер қызметкерлер білікті жəне сенімді болса, онда субъектінің бақылау жүйесінің белгілі бір əлсіздігі жағдайында да қаржылық есептеменің сенімділігі қамтамасыз етіледі. Жауапты жəне тиімді жұмыс істеуші персонал шағын тексеру кезінде де бақылаудың жоғары деңгейін қамтамасыз етеді. Егер керісінше болса, бақылаудың кез келген жүйесінің тиімділігі жоққа шығарылады. Сонымен бақылау тиімділігі қызметкерлердің біліктілігі мен сенімділігіне байланысты болады да бақылаудың қажетті элементі ынталандыру мен сыйақы жүйесі болады. 3. Бақылау құралдары. Бақылау құралдарын тиімді жəне сенімді басқару үшін шаруашылық қызметі процесінде экономикалық субъект қызметкерлері қолданатын процедуралар болып табылады. Оларды бақылау əдістері деп те атайды. Олар сан алуан жəне оның қызметіне тəн ерекшеліктермен анықталады. Бақылау құралдарының ең көп тараған түрлеріне жатады: 1) мүлікті түгендеу жəне бухгалтерлік есеп стандарттарына сəйкес шаруашылық субъектілерінің міндеттемелері; 2) басшы мен бас бухгалтердің не басқа өкілетті адамдардың құжаттарындағы өкім шығарушы қолдары; 3) бухгалтерлік жазбаларды қарама-қарсы тексеру; 4) есеп айырысуларды ішкі жəне сыртқы салыстырулар; 5) құжат айналымын ұйымдастыру, оның ішінде құрылатын құжаттарды тегіс нөмірлеу, арнаулы журналдарға құжаттарды тіркеу, құжаттарды кітапша ету, сақтау жəне архивке қою; 6) сыртқы көздерден алынған ақпаратты бақылау мақсаттарына пайдалану; 7) шаруашылық субъектілері активтеріне рұқсатсыз қол жеткізуді шектеуге бағытталған шараларды қабылдау; 8) субъектінің қаржы шаруашылық қызметінің көрсеткіштерін талдау. Бақылау əдісі құрамына бизнес көлемі, күрделілікдəрежесіжəнеерекшелігі, мəліметтерді өңдеу əдістерін қосқан кəсіпорында əрекет етуші бақылау мен бухгалтерлік есеп жүйесін жүргізу жағдайының ерекшелігі əсер етеді. Бақылау құралдарының сан алуандылығы қаржылық есеп беруді құру кезінде субъектінің ішкі бақылаудың бірқатар мақсаттарына қол жеткізуді қамтамасыз етуі керек: жасалып отырған шаруашылық операциялар шынында бар, яғни бухгалтерлік есепте жоқ операциялар көрсетілмейді. шаруашылық операциялар рұқсат алу арқылы жасалады. Мақұлданбаған операциялар теріс пайдаланушыларға əкеледі. шаруашылық операциялар бағаланады. Шаруашылық операцияларды жасау кезінде есепке алу процесінің түрлі кезеңдерінде сомаларды есептеу мен есепке алу кезінде қате жіберуге жол бермейтін əдістер қолданылады. шаруашылық операциялар шоттардың типтік жоспарына сəйкес шоттарында тіркеледі. Бұл қаржылық есептемені объективті құру үшін қажет. барлық жасалатын операциялар есепте көрсетілген. Операциялардың есепке алу жазбаларында толық көлемде тіркеледі. шаруашылық операциялар уақтылы көрсетіледі. Шаруашылық операцияларды уақытында тіркемеу субъект есептемесіндегі бұрмалауларға əкеледі. шаруашылық операциялар бухгалтерлік есеп тіркеліміне енгізілген жəне қорытындылар дəл есептелген. Тіркелім қорытындылары Бас кітап мəліметтеріне ұқсас. Ішкі бақылаудың кез келген жүйесі абсолютті түрде болмайды, себебі оны ұйымдастыру шығындарына шектеу жүргізіледі. Басқарушылық жұмыста ІБЖ ұйымдастыруға бақылау шараларын іске асыру шығындары мен оларды қолданудан алынатын экономикалық пайданың оңтайлы арақаттынасына болатын үнемділік талаптарын қолдануға болады. Бақылаушараларын іске асыру шығындары іске асыру шығындары осы шаралар беретін экономикалық пайдадан аз болуы керек. Басшылықтыңішкібақылаудыұйымдастыруға жауапкершілігі. Қазақстан Республикасының «Бухгалтерлік есеп жəне қаржылық есептілік жөніндегі» заң актісіне сəйкес «Операциялар мен оқиғаларды орындау кезінде заңның орындалуы мен ұйымның бухгалтерлік есебін 48 Ішкі бақылау жүйесі жəне оның элементтері ҚазҰУ хабаршысы. Экономика сериясы. №4 (92). 2012 ұйымдастыруға басшылық жауапты болады». Ішкі бақылау жүйесінің субъект қызметі көлемі мен ерекшелігіне сай келуі, оның ретімен жəне тиімді жұмыс істеуі соған байланысты. Кəсіпорында басшы құрам бар, бірақ олардың мінез-құлық нормасы, жауапкершілігі мен құқығы белгіленбеген, бақылау əдістері анықталмаған жағдайда олардың қызметінің нəтижелерінде тиімділік пен əрекеттілік болмайды. Объектіні басқару оның құрылтайшы құжаттары мен заңдарға сəйкес жүргізіледі. Субъект басқару құрылымы мен шығындарын өзі анықтайды. Субъектінің ұйымдық құрылымын толтыратын, өзара əрекет ететін жəне бір-біріне тəуелді адамдар арасында көлденең жəне тікелей байланыстарының кең желісі қалыптасады. Ол нақты үйлестіру мен реттеуді қажет етеді. Мұнымен алға қойылған мақсаттарға қол жеткізуге бағытталған шешімдер қабылданатын жəне орындалатын басқару жүйелі айналысады. Мысалы, материалдық жəне ақша құжаттарының біртұтастығына, олардың сақталуына, бастапқы құжаттарды жіберу, есепке алу жəне түгендеуге кім жауап беретінін білу үшін бүкіл кəсіпорын шеңберінде жауапкершілікті бөлуге қатысты толық анықтық қажет. Тиімді бақылаудың алғы шарты – ұйымдық құрылым болуында. Осы құрылым қаншалықты, толық жəне бірлескен болса, бақылау тиімділігі соғұрлым жоғары болады. Экономикалық субъект қызметіне қатысушы əр қызметкердің жауапкершілігін орнатып, оның оқу мен аттестациясын ұйымдастыру қажет. Осының бəрі еңбек шарттарында, кадрлар туралы ережелерде жəне т.б. көрсетілуі керек.